La Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) a publié le 16 octobre dernier une fiche intitulée « Reconstitution d'adresses électroniques professionnelles : dans quel cadre est-ce autorisé ? » afin de faire le point sur la réglementation concernant la reconstitution d'adresses e-mail professionnelles, particulièrement dans le contexte de l'utilisation croissante des outils d'intelligence artificielle pour la prospection.
Des règles à respecter pour la reconstitution d'e-mails
La CNIL indique que la reconstitution d'adresses e-mail professionnelles n'est pas totalement prohibée, mais doit respecter les dispositions du Règlement général sur la protection des données (RGPD). La commission précise que cette pratique « ne peut reposer sur l'intérêt légitime que si certaines conditions sont remplies ». Ainsi, un organisme peut reconstituer une adresse e-mail professionnelle dans des cas spécifiques.
Pour ce faire, l'organisme doit d'abord démontrer un intérêt réel et légitime à contacter la personne, par exemple pour faciliter des échanges professionnels ou développer son activité commerciale. La CNIL souligne également que cette pratique ne doit pas porter « une atteinte disproportionnée aux droits et intérêts des personnes concernées ».
La CNIL évoque plusieurs éléments à considérer lors de la reconstitution d'adresses e-mail, tels que la finalité de l'opération, le caractère intrusif de celle-ci, le niveau de visibilité des données et le contrôle exercé par les individus. Il est important de vérifier si la personne a exprimé une volonté de limiter sa visibilité ou sa joignabilité directe.
En outre, la CNIL précise que les personnes n'ayant aucune présence identifiable en ligne ou prenant des mesures pour protéger leurs coordonnées ne peuvent raisonnablement s'attendre à ce que leur adresse électronique soit reconstituée.
Il est également important de rappeler que la reconstitution d'une adresse e-mail n'exempte pas des règles de prospection commerciale, en particulier l'obligation d'informer le destinataire et de lui donner la possibilité de s'opposer aux sollicitations.
Avec cette fiche, la CNIL encadre donc l'utilisation de la prospection par IA, permettant toujours l'utilisation d'outils d'intelligence artificielle pour identifier de nouveaux prospects, tout en imposant le respect des garanties mentionnées. Une adresse e-mail reconstituée ne devrait être conservée que pour une période raisonnable après le premier échange. En cas de refus ou d'opposition d'un prospect, l'entreprise doit cesser toute forme de prospection auprès de cette personne, tout en conservant uniquement les informations nécessaires pour respecter cette opposition.